Assistent/in der Geschäftsleitung, Regional-Leiter & Allgemeine Verwaltung (m/f/d)

ne Stakeholder

• Koordination und Kommunikation zwischen Geschäftsleitung, Führungskräften und Konzernbereichen

• Erstellung und Qualitätssicherung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen der Geschäftsführung (Übertragung Unternehmenspflichten, Zoll/Export, sonstige Beauftragungen gem. rechtlicher Vorgaben..)

• Durchführung von Recherchen sowie Analyse und Aufbereitung von Informationen zur Entscheidungsfindung

Allgemeine Verwaltung

• Betreuung der Schnittstellen / Koordinator zu den internen HR Ops Teams:

  • People Operations
  • "Benefits" (Rentner, Allianz, deutschlandspezifische Benefits, wie Fitnesszsuchuss, Job Rad),
  • "Fleet" (Firmenwagen, Führerscheinkontrolle)

• Verwaltung von Zutrittsrechten (Firmenausweise)

• Vor- und Nachbereitung von Auszahlung Mehrarbeit, Plusstunden

• Koordination Mehrarbeitsanträge

• Koordination von fachspezifischen vorgeschriebenen Schulungen/Weiterbildungsmaßnahmen

• Pflege und Dokumentation Betriebliches Eingliederungsmanagement

• Verwaltung Home Office-, T-Zug-Anträge

• Zeiterfassungsbeauftragter

• Erstellung von allgemeinen Bescheinigungen

• Mitarbeit beim Onboarding/Offboarding Prozess:

  • Arbeitsplatzvorbereitung, Welcome, Rückgabeorganisation

• Mitarbeit bei Events, Onboarding Tage, Audits

• Unterstützung bei der Erstellung von Formularen für Betriebsärztlichen Dienst

• Monatliches HR & Finance Reporting

• Urlaubs-/Krankheitsvertretung

• Ausbildungskoordinator

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (mit weiterführender Qualifikation)

• Berufserfahrung als Executive Administrative Assistant

• Abgeschlossene Ausbildereignungsprüfung und Erfahrung in der Ausbildung von Industriekaufleuten

• Kenntnisse in Zeiterfassungssystemen (Vorzugsweise: gfos, MS Systeme, OSCAR, 3SS (Koordination Leiharbeitnehmer))

• Erfahrung mit Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen, Standortregularien

• Kenntnisse in Controlling und Reporting

• Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch, beides in Wort und Schrift

• Organisationstalent

Additional Information

Relocation Assistance Provided: No